AKUNTANSI HUTANG
PENGERTIAN HUTANG
Utang adalah
Kewajiban suatu badan usaha / perusahaan kepada pihak ketiga yang dibayar
dengan cara menyerahkan aktiva atau jasa dalam jangka waktu tertentu sebagai
akibat dari transaksi di masa lalu.
PENGGOLONGAN HUTANG
Utang perusahaan digolongkan menjadi :
a.Utang jangka pendek adalah utang yang jatuh
tempo dalam jangka waktu kurang dari satu tahun. Contoh : utang usaha / dagang,
utang wesel, beban yang masih harus dibayar , utang hadiah, utang garansi dan
lain lain.
b.Utang jangka panjang adalah utang yang
pelunasannya akan dilakukan dalam jangka waktu lebih dari satu tahun. Contoh :
utang hipotik, utang obligasi, utang bank dan lain – lain.
FUNGSI YANG
TERKAIT
Fungsi yang terkait dalam pencatatan utang adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Pembelian
Dalam sistem retur pembelian, fungsi ini
bertanggung jawab untuk mengeluarkan memo debit untuk retur pembelian.
2. Fungsi Gudang
Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang
kepada fungsi pengiriman seperti yang tercantum dalam tembusan memo debit yang
diterima dari fungsi pembelian.
3. Fungsi Pengiriman
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengirimkan
kembali barang kepada pemasok sesuai dengan perintah retur pembelian dalam memo
debit yang diterima dari fungsi pembelian.
4. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat :
a. Transaksi retur pembelian dalam jurnal retur pembelian
atau jurnal umum.
b. Berkurangnya harga pokok persediaan karena retur pembelian
dalam kartu persediaan.
c. Berkurangnya utang yang timbul dari transaksi retur
pembelian dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar atau dalam kartu
utang.
CATATAN
AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi utang adalah
sebagai berikut:
A. Jurnal Retur Pembelian atau Jurnal Umum
Jurnal Retur Pembelian digunakan untuk
mencatat transaksi retur penjualan yang mengurangi jumlah persediaan dan utang
dagang. Jika perusahaan tidak menggunakan jurnal khusus karena rendahnya
frekuensi transaksi retur pembelian, perusahaan menggunakan jurnal umum untuk
mencatat transaksi tersebut.
B. Kartu Persediaan
Dalam sistem retur pembelian, kartu persediaan
digunakan untuk mencatat berkurangnya harga pokok persediaan karena
dikembalikannya barang yang telah dibeli kepada pemasoknya.
C. Kartu Utang
Kartu utang digunakan untuk mencatat berkurangnya
utang kepada debitur akibat penegembalian barang pada debitur. Jika perusahaan
menggunakan voucher payable procedure, berkurangnya utang kepada debitur
dicatat dengan cara mengarsipkan memo debit dalam arsip bukti kas keluar yang
belum dibayar menurut nama debitur.
METODE
PENCATATAN HUTANG
A.
Account Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam account payable procedure adalah :
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian.
2. Kwitansi tanda terima uang yang ditandatangani oleh pemasok
atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yang dikirim ke
pemasok, yang berisi keterangan untuk apa pembayaran tersebut dilakukan.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam account payable procedure adalah:
1. Kartu Utang, digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo utang kepada tiap
kreditur.
2. Jurnal pembelian, digunakan untuk mencatat transaksi pembeian.
3. Jurnal pengeluaran kas, digunaakn untuk mencatat transaksi pembayaran utang
dan pengeluaran kas yang lain.
Prosedur pencatatan utang dengan account payable procedure adalah sebagai
berikut :
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :
1. Faktur dari pemasok dicatat dalam jurnak pembelian
2. Informasi dalam jurnal pembelian kemudian di posting ke dalam kartu utang
diselenggarakan untuk setiap kreditur.
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :
3. Cek dalam jurnal pengeluaran kas
4. Informasi dalam jurnal pengeluaran kas yang bersangkutan
dengan pembayaran utang diposting kedalam kartu utang.
B.
Voucher Payable Procedure
Dokumen yang digunakan dalam dalam voucher payable procedure :
Bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar dan
cek (voucher atau voucher check). Formulir ini mempunyai 3 fungsi yaitu :
1. Sebagai surat perintah kepada bagian kassa untuk melakukan pengeluaran kas
sejumlah yang tercantum didalamnya.
2. Sebagai pemberitahuan kepada kreditor mengenai tujuan pembayarannya (sebagai
remittance advice).
3.sebagai media untuk dasar pencatatan utang dan persediaan atau distribusi
lain.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam voucher payable procedures adalah
sebagai berikut:
1. Register bukti kas keluar (voucher register)
2. Register cek (check register)
Prosedur pencatatan utang dengan voucher payable procedures dapat dibagi
menjadi :
1. One-Time Voucher Procedures
One-time voucher procedures dibagi menjadi dua bagian yaitu:
a. One-time voucher procedures dengan dasar tunai (cash basis).
Dalam procedure ini, faktur yang
diteima oleh fungsi akuntansi dari pemasok
disimpan dalam arsip sementara menurut tanggal jatuh temponya.
b. One-time voucher procedures dengan dasar waktu (accrual basis).
Dalam prosedur ini, pada
saat faktur diterima oleh bagian utang dari pemasok langsung dibuatkan bukti
kas keluar oleh bagian utang, yang kemudian atas dasr dokumen ini dilakukan
pencatatan transaksi pembelian dalam register bukti kas keluar (voucher
register).
2. Build-Up Voucher Procedures.
Dalam
prosedur ini, satu set voucher dapat digunakan untuk menmpung lebih dari satu
faktur pasok. Dalam prosedur ini, arsip bukti kas keluar yang belum dibayar
merupakan catatan utang yang diselenggarakan atas dasar wktu (accrual basis)
KARTU UTANG
A. Pengertian Kartu Utang
Utang adalah kewajiban suatu badan usaha/perusahaan kepada pihak ketiga
yang dibayar dengan cara menyerahkan aktiva atau jasa dalam jangka waktu
tertentu sebagai akibat dari transaksi di masa lalu. Kartu Utang adalah salah
satu sarana untuk mencatat adanya mutasi utang secara terperinci pada tiap-tiap
kreditor. Informasi yang terdapat pada kartu utang yaitu nama kreditor, nomor
rekening, syarat pembayaran utang, formulir untuk mencatat adanya mutasi utang.
Sedangkan isi dari formulir pencatatan mutasi utang yaitu tanggal terjadinya
transaksi , keterangan, nomor bukti transaksi, kolom debit, kredit dan saldo.
Transaksi yang mempengaruhi besarnya saldo utang yaitu :
a.
Transaksi pembelian secara
kredit.
b.
Transaksi retur pembelian secara
kredit.
c.
Transaksi pembayaran utang.
B.
Membukukan Data
Mutasi Utang ke Kartu Utang
1. Dokumen mutasi
utang
Seperti yang kita ketahui bahwa catatan akuntansi untuk mengelola utang
adalah kartu utang, jurnal pembelian, dan jurnal pengeluaran kas. Seperti
halnya dengan piutang dagang, perusahaan juga membutuhkan catatan yang
menunjukan utang kepada masing-masing kreditor (orang yang memberi utang).
Untuk itu, perlu disediakan rekening kontrol, yang disebut utang dagang di buku
besar dan rekening-rekening utang kepada masing-masing kreditur dalam buku
pembantu utang (kartu utang). Jadi, untuk satu kreditor disediakan satu buku
pembantu utang. Dasar didalam kartu utang ini adalah dari jurnal pembelian dan jurnal
pengeluaran kas.
a.
Jurnal pembelian
Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat pembelian secara kredit. Jurnal
pembelian yang sederhana hanya memiliki satu kolom jumlah rupiah, seperti
halnya jurnal penjualan. Jurnal pembelian dapat juga dirancang untuk mencatat
pembelian perlengkapan (tidak hanya mencatat pembelian barang dagangan).
b.
Jurnal pengeluaran kas
Buku jurnal pengeluaran kas berfungsi sebagai tempat mencatat transaksi
yang berhubungan dengan pengeluaran atau pembayaran melaui kas, yang meliputi
pembayaran dengan cara menyerahkan cek atau bilyet giro kepada pihak yang
berhak menerima.
Jurnal pengeluaran kas disusun dalam bentuk lajur-lajur yang disesuaikan
dengan keperluan yang berhubungan dengan volume dan sifat transaksi yang biasa
terjadi dalam perusahaan, misalnya dalam perusahaan sering membuka transaksi
utang, maka akan dibuka kolom utang tersendiri.
2. Prosedur pencatatan transaksi utang
Untuk kepentingan
informasi mengenai kepada siapa perusahaan mempunya utang dan berapa besarnya,
perusahaan harus menyediakan buku besar pembantu untuk utang yang berfungsi
sebagai tempat mencatat perubahan utang kepada setiap kreditor. Sehingga setiap
kali transaksi pembelian kredit, faktur yang diterima dari penjual akan dicatat
sebagai berikut:
a. Dalam jurnal pembelian,
untuk keperluan posting keperkiraan (akun) pembelian dan perkiraan (akun)
utang.
b. Dalam buku besar pembantu
utang, pada kegiatan kreditor yang bersangkutan.
Kegiatan posting dari jurnal pembelian ke perkiraan pembelian dan utang
dibuku besar dilakukan setiap akhir periode tertentu, sedang dalam pencatatan
buku besar pembantu utang dilakukan setiap terjadi transaksi yang mengakibatkan
perubahan utang.
Dalam buku besar, perkiraan utang dagang akan menunjukan saldo untuk semua
utang. Artinya seluruh utang akan dicatat secara kolekif (gabungan) dan
dikurangi dengan adanya pelunasan kepada kreditor dalam perkiraan utang dagang.
Dengan demikian dalam buku besar umum tidak terdapat informasi mengenai
besarnya utang kepada setiap kreditor.
Lain halnya dengan buku besar pembantu utang yang akan mencatat secara
rinci terjadinya utang dan pelunasan pada masing-masing kreditor. Satu lajur
buku besar pembantu utang untuk satu nama kreditor. Tidak ada pencatatan secara
kolektif.
Contoh bentuk buku besar pembantu utang (dapat diformat ulang menjadi kartu
utang):
Selanjutnya, saldo
akun utang dagang dalam buku besar umum, harus sama dengan total saldo
akun-akunkreditor dalam buku besar pembantu utang. Jika terjadi perbedaan
berarti menunjukan adanya kesalahan pencatatan. Kesalahan pencatatan bisa terjadi
pada saat:
a. Mencatat transaksi dalam
jurnal pembelian, atau
b. Pada saat mencatat dalam
buku besar pembantu utang.
Untuk mengecek kesamaan saldo perkiraan utang dagang
total saldo buku besar pembantu utang disusun daftar saldo utang pada setiap
akhir periode. Dalam hubungannya dengan buku besar pembantu utang, perkiraan
utang dagang dalam buku pengendali atau perkiraan kontrol.
Contoh bentuk daftar saldo utang:
MELAKUKAN PENGECEKAN
SALDO HUTANG
1.
Rumus Saldo Utang
a. Rumus untuk pengecekan saldo utang
Saldo
awal utang xxx
Jumlah
pembelian kredit/buku pembelian xxx
Penjumlahan
xxx
Pembayaran
utang buku pengeluaran kas xxx
Retur
pembelian xxx
Total
pembayaran dan retur (xxx)
Saldo
utang akhir xxx
b. Pencocokan saldo akun buku besar utang dengan daftar
saldo utang disebut pengecekan saldo utang. Berikut prosedur pengecekan saldo
utang :
1) Mengadakan inventarisasi dan rekapitulasi atas transaksi
dan kartu utang setiap kreditor.
2) Memposting transaksi yang berasal dari catatan buku
jurnal ke dalam akun buku utang dagang. Kemudian, besar utang pada periode
tersebut disajikan dalam laporan utang.
3) Saldo akhir menurut catatan daftar saldo utang harus sama
dengan catatan pada akun utang dagang.
2.
Membuat Laporan Utang
Mencatat
jumlah utang dan memeriksa pembayaran utang sesuai tanggal jatuh tempo utang
merupakan tugas utama bagian utang. Pengelola kartu utang harus membuat laporan
saldo utang tiap kreditor dan utang yang telah jatuh tempo secara periodic.
Tanggal jatuh tempo pembayaran utang ditetapkan berdasarkan tanggal faktur
pembelian dan syarat pembayaran yang telah ditetapkan oleh pihak penjual.
Berikut penggolongan status utang.
a. Utang yang belum jatuh tempo
b. Utang dalam masa telah jatuh tempo
c. Utang yang belum dibayar
KESIMPULAN
Adapun kesimpulan mengenai Sistem Akuntansi
Utang, yaitu :
1. sistem akuntansi utang meliputi prosedur pencatatan
distribusi pembelian berupa pengembalian barang yang dibeli kepada pemasok yang
bersangkutan.
2. dokumen sumber untuk pencatatan utang karena adanya
pengembalian barang adalah memo debit dan laporan pengiriman barang.
3. metode pencatatan utang dilakukan dengan metode account
payable procedure dan voucher payable.
4. catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi
utang dalam account payable procedure adalah kartu utang, jurnal pembelian, dan
jurnal pengeluaran kas.
0 komentar:
Posting Komentar